E-postalarımın ulaştırılabilirliğini nasıl iyileştiririm (ileri düzey ipuçları)

Bu yazıda, e-postalarınızın ulaştırılabilirliğini iyileştirmek için birkaç ileri düzey ipucu ve ulaştırılabilirliğinizin her zaman ideal düzeyde kalmasını sağlamak için takip etmeniz gereken bazı kuralları paylaşacağız.

Bu ipuçları, ulaştırılabilirlik kavramına aşina olanlar içindir. Temel ulaştırılabilirlik ipuçları arıyorsanız, buraya tıklayın.

Kullanıcılarımıza en iyi e-posta ulaştırılabilirliğini sunmak, bizim için büyük bir zorluktur ve bu, platformumuzdan gönderilen e-postaların sıkı bir şekilde izlenmesini gerektirir.

Alan adımızın ve IP adreslerimizin itibarını korumak, verimli bir otomatik yanıtlayıcı sağlamanın temel unsurlarındandır. Bunu sağlamak için, altyapımızı 7 gün 24 saat izleyem bir ekibin yanı sıra, birkaç temel kural uygulamaya koyduk.

Bu kritik noktayı not almak çok önemlidir: E-postalarınızın ulaştırılabilirliği, her şeyden önce uyguladığınız yöntemlere bağlıdır.

E-posta ulaştırılabilirliği istatistiklerinizi ölçmeniz zorunludur.

Pratik açıdan, yapmanızı tavsiye ettiğimiz 5 şey şunlardır:

1. Kişiselleştirilmiş ve doğrulanmış bir alan adı kullanın,
2. Kişi listenizi düzenli olarak, geriye dönen, aboneliğini iptal eden ve özellikle e-postalarınızı artık açmayan kişilerden temizleyin.
3. E-posta göndermeyi yalnızca onay veren kişilere yapın.
4. E-posta gönderimlerinizdeki systeme.io göstergelerini anlayın.
5. İstatistiklerinizi analiz edin.

1. Kişiselleştirilmiş ve doğrulanmış bir alan adı kullanın

Birçok alıcı sunucusu, gelen e-posta akışını spam filtreleri kurarak filtreler. Bu kuralı aşmanın ilk adımı, kişiselleştirilmiş bir alan adıyla bir e-posta adresi kullanmak ve bu adresi hizmetlerimizde doğrulamaktır.

Sonuç olarak, kişileriniz nezdinde güvenilirlik kazanırsınız ve teknik açıdan, e-postaları alan sunucular, alan adınızın itibarını göz önünde bulunduracaktır.

Alan adınızı doğrulamak için, bu makalede açıklanan prosedürü takip etmenizi ve ardından doğrulama için Destek ile iletişime geçmenizi öneririz.

2. Kişi listenizi düzenli olarak temizleyin

Sağlıklı bir iletişim listesine sahip olmak önemlidir. Bunun için listeyi dikkatli bir şekilde takip etmek gereklidir.

Systeme.io'ya iletişim listelerini buradaki prosedürleri takip ederek içe aktarmak mümkündür.

Ancak, tüm bu kişilerin açık rızasının, onları systeme.io'ya aktarmadan önce alınması gerektiği unutulmamalıdır.

İçe aktarılan kişilerin, posta listenizde olduklarını ve kendilerine ne tür içerikler göndereceğinizi bilmeleri gerekmektedir. Amaç, e-postalarınızın istenmeyen olarak işaretlenme olasılığını en aza indirmektir.

Bu nedenle, satın alınan veya internette (sarıkayıtlar, sosyal ağlarda halka açık profiller vb.) bulunan e-posta adreslerine izin verilmez.

Systeme.io, hizmetin verimliliğine zarar verebilecek her türlü davranışa karşı e-posta işlevini askıya alma veya kullanıcı hesaplarını engelleme hakkını saklı tutar.

Ayrıca, kişi listenize aktarmadan önce tüm geçersiz veya yanlış e-posta adreslerini temizlemek çok önemlidir.

Mevcut olmayan alıcılara e-posta göndermek, ulaştırılabilirlik oranınızı düşürür ve alan adınızın itibarını zedeleyebilir.

İletişim veritabanınızda, ulaştırılabilirlik oranınızı doğrudan etkileyebilecek pasif veya abonelikten çıkmış e-posta adresleri olabilir.

E-posta sağlayıcıları, kampanya verilerinizi analiz eder ve e-postalarınız açılmadığında sizi cezalandırır. Bu nedenle, pasif veya abonelikten çıkmış kişileri silmek çok önemlidir.

Son olarak, kişi listenizi içe aktardıktan ve e-posta göndermeye başladıktan sonra düzenli olarak temizlediğinizden emin olun.

En azından her ay bir kez temizlemenizi öneririz, böylece sadece e-postalarınızı açan, yanıt veren kişiler kalır.

2.1 Mevcut olmayan adresleri kaldırın

Mevcut olmayan iki tür adres bulunmaktadır:

• Müşterilerin eski e-posta adresleri: Bu adresler kapatılmış veya silinmiş olabilir.
• Yanlış yazılmış e-posta adresleri: Bu tür adresler, şu anda sistemimiz tarafından otomatik olarak silinmektedir.

Systeme.io'da, iletişim listenizdeki mevcut filtreler sayesinde, tek bir tıklamayla "Geri Döndü" durumundaki kişileri listeleyebilirsiniz.

Bu işlem için, bu makalede açıklanan prosedürü takip etmenizi öneririz.

2.2 Aktif olmayan adresleri silin

Aktif olmayan kişilerinizin düşük açılma oranlarına neden olması, e-posta sağlayıcılarındaki itibarınızı doğrudan etkiler. 

Bazı adresler çeşitli nedenlerle pasif hale gelir:

• E-postalarınız spam klasörüne düşer ve müşteri tarafından görülmez.
• Müşteri, sunduğunuz faaliyetlere/hizmetlere artık ilgi duymaz.
• Müşteriniz çok fazla e-posta alır ve hepsini açmaz.

Bu aktif olmayan adresleri yönetmek için öncelikle bu adreslere etiket ekleyerek yeni bir sınıflandırma oluşturmanız gerekir.

İki seçeneğiniz var:

• Özel bir yeniden etkileşim kampanyası yürütün: Belirli kampanyalarla yeniden etkileşim kurmayı tercih ediyorsanız, listenizin segmentlere ayrılmış olması şartıyla bunu yapmanızı öneririz. Aksi takdirde bu yöntem tavsiye edilmez.
• Bu adresleri kalıcı olarak silin: Eğer bu kişileri listenizden çıkarmaya karar verirseniz, systeme.io'da sağlanan filtreleri kullanarak, belirlediğiniz zaman aralığına göre kişileri silebilirsiniz. Bu işlem için, bu makalede açıklanan prosedürü takip etmenizi öneririz.

2.3 Çift doğrulama (double opt-in) uygulayın

Çift doğrulama nedir?

Kişileriniz çift doğrulama ile kayıt yapılan bir sayfaya kaydolduğunda, kayıtlarını onaylamak için bir bağlantı içeren bir e-posta alırlar.

Eğer kişi, kayıt olduktan sonraki 24 saat içinde onay bağlantısına tıklamazsa, otomatik olarak kişi listenizden çıkarılır.

Çift doğrulama uygulamasının birkaç avantajı vardır:

• Bu yöntem, geçerli e-posta adresine sahip kişilerin kayıt olmasını sağlar ve botların kayıtlarını doğrulayamayacağı için kişi listenizde kalmasını engeller.
•  Ayrıca, e-postalarınızı almayı kabul etme konusunda ikinci bir onay sağlar.

Bu seçenek systeme.io'da mevcuttur: Çift doğrulama nasıl ayarlanır?

3. Doğru e-posta gönderme yöntemlerine uyun

Kişilerinize e-posta göndermek, iletişimde kalmak ve unutulmamak için harika bir yöntemdir, ancak bunu doğru şekilde yapmanız gerekir.

3.1 Hedeflenmiş e-postalar gönderin

Bir e-posta pazarlama kampanyasında hedef kitlenizi tanımak çok önemlidir. Bu, yalnızca içeriğinizle veya teklifinizle ilgilenen kişilere ulaşmanızı sağlar.

Doğru hedefleme, listenizdeki kişilerin sunduğunuz şeye ilgi duymasını ve dolayısıyla e-postalarınızı açma ve okuma olasılıklarının daha yüksek olmasını sağlar.

Eğer kampanyalarınızı kişiselleştirme yapmadan tüm kişilerinize gönderirseniz, düşük açılma oranı riskiyle karşılaşırsınız. Unutmayın, tüm kişileriniz aynı şeylerle ilgilenmez. Sürekli olarak onların ilgi alanlarına uymayan içerikler sunarsanız, e-postalarınızı açmamaya, abonelikten çıkmaya veya sizi spam olarak işaretlemeye başlayabilirler.

İlgilerini canlı tutmak için kişilerinizi, tercihlerine göre segmentlere ayırmalı ve beklentilerini hedef alarak içeriğinizi daha etkili paylaşmalısınız. Bunu yapmak için etiketleri kullanabilirsiniz.

Son olarak, e-posta almaya izin vermemiş kişilere asla e-posta göndermeyin. Bu, istatistiklerinizi olumsuz etkiler.

Ayrıca, bir kişi listesi satın almak kesinlikle yasaktır.

3.2 Konu başlıklarınıza dikkat edin

Bir e-postanın konu satırı, mesajınızın ve işinizin vitrini niteliğindedir. 

Konu satırı, potansiyel müşterinize, mesajınız hakkında bir izlenim sunar. Ayrıca, kişilerinizin e-postalarınızı açıp açmamaya karar vereceği unsurdur. Bu nedenle, konu satırını optimize etmek, doğrudan e-postalarınızın açılma oranını etkiler.

Takip edilmesi gereken bazı iyi uygulamalar şunlardır:  

• Konuyu boş bırakmayın 
• Şok edici, tartışmalı kelimelerden ve büyük harflerden kaçının  
• Ünlem işaretleri ve soru işaretleri gibi özel karakterleri sınırlayın  

Konu satırı, alıcıya değer sağlamayı amaçladığınızı belirtmelidir. Alıcının merakını uyandırmak için konu satırında kişiselleştirme unsurları eklemek, açılma oranını artırabilir.

Lütfen şu önemli noktayı unutmayın: Bazı sunucularda uygulanan kısıtlamalar nedeniyle, e-postanın gönderen adı, başlığı ve içeriği arasındaki tutarlılık konusunda kontrol filtreleri daha katı hale gelmiştir.

Bu üç unsur arasındaki uyum konusunda daha dikkatli olmanızı öneriyoruz. 

Eğer iş ortaklarınıza/müşterilerinize önceden yazılmış e-posta dizileri sunuyorsanız, bu e-postaları bu üç unsur arasında uyum sağlayacak şekilde düzenlemeleri gerektiğini onlara bildirmeniz çok önemlidir. 

Başka durumlarda da, ürün tanıtımı kapsamında önceden yazılmış e-postalar kullanıyorsanız, aynı uyumu gözetmek de önemlidir.

Ayrıca, temel göre, bir üçüncü kişinin veya şirketin kimliğini kullanmak yasaktır.

Her hesap/e-posta adresi için yalnızca bir gönderen adı kullanmak tercih edilir; bu nedenle "bankanız", "muhasebe departmanı" gibi gönderen adları yasaktır ve systeme.io ekibi tarafından engellenebilir.

Kötü bir e-posta örneği:

Başlık ne kadar cazip olursa olsun, e-postanın içeriğini yansıtmaz. Nüanstan habersiz kişiler, yanlışlıkla e-postanın bankalarından geldiğini veya bir dolandırıcılık olduğunu düşünebilirler.

Gönderen adı da uygun değildir, çünkü siz bir banka değilsiniz.

Son olarak, "Gmail" tarafından yayımlanan kısıtlamalar doğrultusunda, e-postalarınızda bağlantı kısaltıcıları (Bitly, TinyURL...) kullanmamanızı rica ederiz.

Ayrıca, eklentiler yerine indirilebilir dosyalara yönlendiren bağlantılar kullanmanızı öneririz.

Bu önlemler, tüm systeme.io kullanıcıları için e-posta ulaştırılabilirliğini iyileştirmek ve IP adreslerimizin itibarını korumak amacıyla alınmıştır.

Ancak, bu kuralların ihlali durumunda, güvenlik amacıyla bu temel kurallara uymayan hesaplar için e-posta gönderimini askıya almak zorunda kalacağız.

3.3 "Spam kelimelerinden" kaçının

Yapay zeka tarafından yapılan spam tespiti önemli ölçüde gelişti. Bugün bu yöntemler sadece bir kelimenin varlığına bakmıyor, aynı zamanda şunları da dikkate alıyorlar:

• E-postanın bağlamı
• Kelimenin kaç kez geçtiği
• Kelimenin e-postadaki yeri
• Yazım şekli

Bir e-postanın hangi klasöre (Birincil Klasör, Tanıtımlar, Spam...) yerleştirileceğini belirlemek için, e-posta sağlayıcıları içeriği tamamen tarar.

"Spam kelimeleri", e-postanızın spam/junk klasörüne düşmesine yol açabilecek kelimelerdir ve bu nedenle onları kullanmamak için gerekli özen gösterilmelidir.

3.4 Abonelikten çıkmayı kolaylaştırın

Bir kullanıcı, istemediği bir e-posta aldığında üç seçenekle karşılaşır:

• Abonelikten çıkmak  
• E-postaları açmayı bırakmak  
• E-postayı spam olarak raporlamak

Düzenli bir şekilde spam olarak rapor edilmek, ulaştırılabilirliğiniz üzerinde çok kötü etkiler yaratır ve e-posta sağlayıcıları tarafından kara listeye alınmanıza neden olabilir. Müşteri sadece e-postalarınızı açmayı durdurursa, ulaştırılabilirliğinizi kaybedersiniz ve tıklanma oranınız düşer.

Bu nedenle, abonelikten çıkmak kesinlikle en iyi seçenektir.

Ulaştırılabilirlik oranınızı iyileştirmek için sihirli bir değnek yoktur. Basitçe, titiz olmalı, temel kurallara uymalı ve istatistiklerinizin her zaman eylemlerinize bağlı olduğunu unutmamalısınız.

3.5 E-postalarınızı imzalayın

E-postalarınızda tanınabilir olmanız da önemlidir (örneğin, Almanya sunucularına e-posta gönderiyorsanız bu özellikle gereklidir).

Gerçekten de, e-posta imzanızda şunları eklemeniz önemlidir:

• Adınız, marka adınız ve bilgileriniz.  
• Eğer bir şirketseniz, şirketinizin adı ve web sitenize giden bağlantı.

Son olarak, e-postadaki tüm bağlantıların ve gönderim alan adının aynı (erişilebilir) alana işaret etmesi şiddetle tavsiye edilir.

4. E-postalarınızdaki göstergeleri anlayın

Systeme.io sitesinde kullanıcılar havuzlara ayrılır ve her havuz farklı IP adresi setlerini kullanır.

Bu IP adreslerinin itibarı, e-posta ulaştırılabilirliğini sağlamak için en önemli faktörlerden biridir, bu nedenle en iyi havuzlarda yer almak için iyi istatistiklerin korunması gereklidir.

Kullanıcılar, belirli ölçütlerdeki performanslarına göre havuzlara atanır ve özellikle  IP adreslerinin itibarını korumak amacıyla:

Yeşil havuz: mükemmel istatistikler

Sarı havuz: ortalama istatistikler

Kırmızı havuz: kötü istatistikler

Karantina havuzu: kötü istatistiklere sahip yeni kullanıcılar

Gri havuz: yeni kullanıcılar - en az 500 e-posta gönderdikten sonra bu kullanıcılar dört havuzdan birine taşınacaktır

4.1. Kurallar:

• Kullanıcılar her sabah farklı gruplara atanır.  
• Bir kullanıcının, yeni kullanıcı havuzundan başka bir havuza yerleştirilmesi için en az 16 gün boyunca systeme.io'yu müşteri olarak kullanması gerekir.  
• Bir kullanıcı, mevcut havuzda en az 14 gün kaldıktan sonra bir havuzdan başka bir havuza taşınabilir.
•   Bir kullanıcı, mevcut havuzda belirli bir sayıda e-posta gönderdikten sonra bir havuzdan başka bir havuza taşınabilir:  

YENİ KULLANICI (Gri) → 500,  

KARANTİNA → 1000,  

DÜŞÜK RİSK (Yeşil) → 5000,  

ORTA RİSK (Sarı) → 5000,  

YÜKSEK RİSK (Kırmızı) → 5000,  

Not: Son havuz değişikliğinden itibaren gönderilen e-postaları, son 5 güne kadar kontrol ederiz. Bu 5 günü, e-posta ulaştırlabilirlik istatistiklerini toplamak için kullanırız, örneğin:  

• Geri dönen oranı  
• Spam raporları  
• Açılma oranı  
• vb.

Takip edilmesi gereken 3 ana istatistik şunlardır:  

• Geri dönen oranı: Bu, alıcı sunucular tarafından reddedilen e-postaların, gönderilen e-postaların sayısına oranıdır.  

  Bu reddetmeler, çeşitli nedenlerden kaynaklanabilir (yanlış e-posta adresleri, devre dışı bırakılmış e-posta adresleri, kara listeye alınmış alan adları, alıcı sunucularındaki sorunlar vb.).  

• Spam raporları: Bu, e-postanızı manuel bir şekilde spam olarak bildiren kişilerinizin sayısının açılan e-postaların sayısına oranıdır.
• Açılma oranı: Bu, ilgili e-postanın açılma sayısının gönderilen e-postaların sayısına oranıdır.  

4.2 Eşik değerleri:

Aşağıda, bir kullanıcının bir havuzdan diğerine taşınması için belirlenen eşik değerleri yer almaktadır.

Yüksek risk:

• AÇILMA ORANI < %10  
• %0,4 < SPAM RAPORU < %1 (en az 6 spam raporu)  
• %1,8 < GERI DÖNÜŞ ORANI > %5 (en az 30 geri dönen e-posta)

Orta risk:

• %10 < AÇILMA ORANI < %20
• %0,25 < SPAM RAPORU < %0,4 (en az 6 spam raporu)  
• %0,7 < GERI DÖNÜŞ ORANI (geri dönüş) < %1,8 (en az 30 geri dönen e-posta)

Düşük risk:

• AÇILMA ORANI > %20 
• SPAM RAPORU < %0,25  
• GERI DÖNÜŞ ORANI (geri dönüş) < %0,7  

Karantina:

• Son 24 saatte gönderilen e-postalar kontrol edilir.
• Eğer herhangi bir eşik değeri aşılırsa, kullanıcı hemen karantina havuzuna taşınır:
• SPAM RAPORU > %1  
• GERI DÖNÜŞ ORANI (geri dönüş) > %5
• En az 1000 gönderilen e-posta, son 5 güne kadar kontrol edilir.

Eğer karantina veya kırmızı gruptaysanız, e-posta ulaştırılabilirliğinizi artırmak için istatistiklerinizi doğru şekilde yorumlamak ve düzeltmek adına yukarıdaki yönergeleri ve bu yardım sayfasını takip etmenizi öneririz.

5. E-posta istatistiklerinizi analiz edin

İyi e-posta ulaştırılabilirliği sağlamak için, kullanıcılarımızın aktivitelerini günlük olarak izliyoruz.

Eğer herhangi bir gösterge anormal derecede yüksekse, güvenlik önlemi olarak (tüm systeme.io kullanıcılarının çıkarları doğrultusunda) kullanıcının hesabından e-posta gönderimini askıya alıyoruz.

İşte bu verileri yorumlamak için bazı göstergeler:

- Geri Dönüş Oranı:

• %0,5'ten az => TAMAM  
• %0,6 ile %1,9 arasında => Sebebini bulmaya çalışın.
• %2 ve üzeri => Kritik problem, lütfen müşteri desteğimizle iletişime geçin.

- Spam Raporları:

• %0,08'den az => TAMAM  
• %0,08 ile %0,19 arasında => Bu kadar fazla spam raporu almanızın nedenini bulun.  
• %0,2 ve üzeri => Kritik problem, lütfen müşteri desteğimizle iletişime geçin.

- Açılma Oranı:

• %0,08'den az => TAMAM  
• %20 ve üzeri => İyi açılma oranı.  
• %10 ile %20 arasında => Ortalama açılma oranı  
• %10'dan az => Kişi listenizi temizlemeniz gerekiyor.